Se você ainda depende do Excel no chão de fábrica para controlar processos críticos, é hora de repensar essa estratégia. O Excel é uma ferramenta incrível para análises e organização de dados, mas confiar nele para gerenciar perdas, eficiência, qualidade e produtividade é como tentar pilotar um avião comercial com um computador de bordo de bicicleta.
E, no entanto, muitas fábricas ainda operam dessa forma, usando várias planilhas para tarefas que exigem automação e precisão em tempo real. Chamo isso de “Muitos Excels Soltos”.
A Ilusão de Controle com o Excel
Se você acredita que suas planilhas estão sob controle, faça estas perguntas:
- Quem garante que os dados estão atualizados?
- Quantas versões desse arquivo existem?
- Quanto tempo sua equipe perde consolidando números?
- Se o dono da planilha sair de férias, o processo trava?
Se qualquer uma dessas perguntas te deixou desconfortável, você já tem um problema. Ele só não ficou caro o suficiente ainda para alguém perceber.
O Excel Resolve Muitos Problemas, Mas Não o Certo para a Produção
O Excel nasceu nos anos 80 e se tornou essencial no mundo dos negócios. Mas ele foi feito para análise, não para controle de produção. Usá-lo para isso traz riscos sérios:
- Não é um banco de dados confiável: Qualquer célula pode ser alterada, fórmulas quebram e a rastreabilidade é mínima.
- Não conversa com máquinas: Os dados precisam ser digitados manualmente, o que significa erros humanos e tempo perdido.
- Não trabalha em tempo real: Quando você termina de analisar os dados, a realidade da fábrica já mudou.
- Não escala: Quanto mais processos você tenta controlar, mais frágil e desorganizado seu sistema fica.
Ou seja, gerir uma fábrica com Excel é como tentar fazer uma cirurgia com um canivete em vez de um bisturi.
O Preço Invisível da Teimosia
O uso excessivo do Excel na gestão da produção pode estar drenando tempo e dinheiro sem que as empresas percebam de imediato. Mas o impacto fica evidente quando analisamos alguns fatores essenciais:
- Tempo Perdido: Quantas horas sua equipe gasta apenas para alimentar planilhas e garantir que os dados estejam atualizados?
- Erros que Custam Caro: Pequenos deslizes podem gerar grandes prejuízos. Há inúmeros casos de empresas que enfrentaram perdas significativas devido a falhas em planilhas. Um exemplo extremo é o caso do JP Morgan, que em 2012 sofreu um prejuízo de US$ 6 bilhões devido a um erro em uma planilha do Excel. O problema surgiu quando analistas copiaram e colaram dados incorretamente ao calcular riscos de investimentos. O erro ficou conhecido como “London Whale” e é um dos exemplos mais caros da história de como um simples engano pode sair extremamente caro.
- Falta de Velocidade na Tomada de Decisão: Quando uma empresa depende de planilhas para consolidar dados e gerar relatórios, a tomada de decisão se torna lenta e reativa. Enquanto os dados da última semana estão sendo organizados, novos desafios já surgiram no chão de fábrica. Isso significa que os gestores estão sempre olhando para o retrovisor em vez de enxergar o presente e antecipar o futuro.
- Cultura de Improviso: Empresas que dependem fortemente de planilhas geralmente têm processos frágeis, onde em tudo se “dá um jeito”. Planilhas desorganizadas e descentralizadas aumentam o risco de erros e dificultam a padronização dos processos. Sem um sistema automatizado, a operação da fábrica pode estar sempre sujeita a falhas humanas e inconsistências.
O preço de manter a produção no Excel não é evidente de imediato, mas ele se acumula ao longo do tempo. Até que um dia, um erro, um atraso ou uma inconsistência custam caro o suficiente para que alguém perceba.
O Que Fazer Agora?
Identifique onde sua fábrica está amarrada ao Excel:
- O que estamos tentando controlar com planilhas?
- Que erros ou atrasos podem ocorrer (ou já ocorreram) por falhas no Excel?
- Como seria nossa operação se os dados fossem coletados automaticamente?
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